会社によっては、チャットツールを導入するところも増えてきており、メールを連絡手段として使用していない場合も出てきています。メールは外部の人との連絡手段のみ、という場合、メールのビジネスマナーも忘れがちです。しかし、メールを利用しているビジネスパーソンは、メールのビジネスマナーを身につけています。いざというとき慌てて失敗しないためにも、ビジネスマナーを身に着けていることをアピールするためにも、メールのビジネスマナーについて再チェックしておきましょう。

 

メールのビジネスマナーを理解するためのポイント5つ

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メールのビジネスマナーを理解するときには以下の5つのポイントを押さえておくとよいでしょう。
 

ToとCCとBccの違い

メールを頻繁に利用していたビジネスパーソンにはおなじみの送信ルールがあります。Toはその人に向けて出されているメールになります。メールの相手方に当たります。たとえば、部署内全員に周知するような内容については、全員Toの欄に入れて送信するのです。

ccは、直接関係はないけれど、知っておいてほしい人を入れて送ります。たとえば、取引先の人に対して送るメールに、自社において自分の上司に当たる人などをccに入れるのです。これをすることで、取引先の人にとってみれば、担当者の一存で送っているメールではないこと、きちんと上司も知っている・指示の元で送っていると理解することができます。このように、ToやCCは、送り先からも誰に対してこのメールが送られているのかを把握することができるのです。

これに対してBccは、誰に対して送っているのか送信者だけしか分からないようになっているという違いがあります。なお、Bccについても何人でも送ることができますが、誰がBccになっているのか把握できないという特徴があります。部下の勉強のためにやり取りを見せる意図で、部下をBccに入れて送信することもできます。トラブルに巻き込まれ、やり取りを報告するために、上司をBccに入れて送信することで、一部始終伝えることができるという方法もあります。もっとも、相手からの返信についてはBccの人には送信されません。

そして、大前提として送信先を絶対に間違えてはなりません。社内はさておき、社外の場合は情報漏洩のリスクもあるからです。失礼にあたるのはいうまでもありません。
 

送信時間のマナー

メールは電話と異なり、受信者側はいつでも都合に合わせて読むことができるため、いつ送信しても問題ないと思いがちです。しかし、メールを真夜中でも確認しているビジネスパーソンも多いため、いつでもとは考えず、営業時間内に送信するのがマナーになっています。どうしても緊急性を要する場合は、一言その旨を記載します。
 

添付資料のマナー

添付資料については、容量や形式に配慮するようにしましょう。あまりに容量が大きいとサーバーを圧迫することになりかねません。大きい場合は圧縮するようにします。また、基本的には閲覧できるファイル形式にします。ソフトをインストールしていないと閲覧できない場合、受信者側が添付ファイルを閲覧できないという事態もあり得るためです。
 

パスワードを要するメールのマナー

個人情報や機密情報などで添付ファイルにパスワードをかけた場合などは、パスワードを別のメールで送信する、共通の話題で簡単に分かるようにする、追って電話で伝えるといった配慮が必要になります。
 

返答を求めるときは余裕を持たせる

メールを受信した相手に返答を求めるときは、送信してから返答期日まで余裕を持たせるようにしましょう。メールはいつ読んでも問題ないものとして送ることが多いためです。先方は、ちょうど終日出張していてメールを確認できないかもしれません。緊急性が高いメールについては、送信前や送信後に電話を入れるようにするのがおすすめです。その際も、返答期日については相手と調整するとよいでしょう。

それでは、具体的にビジネスにおけるメールの書き方についてみていきましょう。
 

件名のビジネスマナー

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件名は、メールの顔といわれる部分です。この件名で今開くべきか後ででも問題ないか判断する場合もあるほどです。
 

分かりやすい・簡潔さを重視

一見して、何のために送られたメールか分かるような件名がおすすめです。たとえば、「契約書の送付の件について」、「来週予定している会議の日程について」、「〇〇のお見積りの件」などとします。お礼を伝える場合は、「本日のご訪問の御礼」などとすればよいでしょう。ひと目見ただけでどんな内容が書かれているか把握できます。
 

緊急度が高いものは【重要】とつけてもよい

重要な案件については、件名の最初に【重要】とつけます。こうすることで、相手が受信後すぐにメールを読む可能性を高めることができます。たとえば、「【重要】〇〇の契約金額について」などとします。
 

Re:が多くならないよう

相手からのメールでも、自分からでも、返信の場合は、もともとの件名にRe:がついていきます。しかし、あまりに多くなるとよく分からなくなってしまい、スパムメールと間違えられてしまうこともあるでしょう。この場合は、件名を編集してしまいましょう。
 

本文のビジネスマナー

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本文についてみていきましょう。
 

宛名を冒頭に

メールの最初は、相手の会社と部署、名前を記載します。こうすることで、誰宛でこのメールが送られているのか分かりやすくなります。相手に役職がある場合は、役職も忘れずにつけましょう。具体的には、「〇〇会社 〇〇部 部長 〇〇様」とします。もし、部署全員に周知するようなメールの場合は、部署名を記載します。「〇〇会社 〇〇部御中」です。ccがある場合は、(cc:△△様、◇◇様)などと付記します。こうして記載しておくことで、誤送信をしてしまった場合、受信者側からも気がつきやすいという利点もあります。
 

本文は簡潔に

ビジネスは速さが勝負です。相手に読む負担を与えないようにするマナーが大切です。長々書かずに、簡潔に心がけましょう。時候の挨拶は不要です。「いつもお世話になっております。」などの挨拶を入れ、本題に入ります。
 

用件が複数ある場合は小見出しなどで整理する

基本的にはひとつのメールにひとつの案件です。しかし、ひとつの案件でも伝えなければならない事項が複数ある場合は、小見出しなどを利用して分かりやすくします。
 

結論を先に

ビジネスにおいては、結論を先に述べるのが基本です。例えば、会議の日程が変更になった場合、まずその旨を伝え、さらに詳細などを述べます。

「12月15日に〇〇会社で実施予定だった〇〇の会議につきまして、日程と場所が変更になりました。
開催日時:1月10日 14時
場所:△△会社
お手数をおかけしますが、どうぞよろしくお願いいたします。」
 

結びの言葉

メールの最後に入れる締めの一文です。「何卒よろしくお願いいたします。」などになります。返答を求めている場合は、「ご多忙のところ恐縮ではございますが、ご返事いただければ幸甚です。」と入れましょう。
 

署名のビジネスマナー

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メールの最後には自分自身の署名を入れます。ここで、誰が送ったメールか分かりやすくなります。
 

予め作成しておく

署名は会社でルールがある場合は、それに従って作成しておきましょう。予めメールの最後にくっついて送信される機能もあります。
 

記載の並び方に注意

基本的に、署名は会社名、部署、氏名、会社の住所・電話番号・メールアドレスの順番になります。
 

上司の署名を参考に

まずは、先輩の署名を参考に作成するのがよいでしょう。飾り枠などで個性を出すビジネスパーソンも多くいます。
 

まとめ

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メールにもビジネスパーソン共通のビジネスマナーがあります。近年では代替ツールの導入などにより、メールをそれほど多用しなくなってきてはいますが、それでも全く利用しないことはありませんので、ビジネスマナーを守った運用が大切といえます。