プレゼン資料、営業資料、提案資料、会議用資料…仕事をしていく上で、資料作成をする機会は少なくありません。また、Excel(エクセル)、PPT(パワーポイント)、Word(ワード)などファイル形式もさまざまなので、どの手順でどんなふうに作ればいいのか分からずに取り掛かると、「伝わらない資料」を作成してしまうことにもなりかねないですよね。

今回は、分かりやすく伝わりやすい資料を作成するための資料作成における基本的なコツやポイントについてお伝えします。初めて資料作成をする人、これから資料作成を控えている人、資料作成があまり得意ではない人は参考にしてくださいね。

 

資料作成のポイント3つ

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資料作成におけるポイントを3つ紹介します。
 

業界や会社の雰囲気、資料が必要とされる場によっても異なる

資料のデザインや枚数、構成などは、毎回同じであっていいとは限りません。例えば、商品・サービスの機能性や優位性をアピールしたほうが有効な業界もあれば、データを基にした提案が有効な業界もあります。

また、会社によって資料作成のテンプレートが決まっている場合もあるため、前職と転職先で同じような資料を作成しても効果があるとは言い切れません。更に、資料を使うのがプレゼンの場なのか、営業の場なのか、社内会議の場なのかなどによっても必要とされる資料が異なるので、一つの資料の内容を変えて使い回すことはできないのです。
 

先輩、部署のテンプレートや方法も参考にする

資料作成の際に最も参考になるのが、身近にいる先輩の資料です。業界や会社について熟知している先輩の資料を参考にすることで、求められている資料のクオリティにグッと近づけるはずですよ。

また、部署内で資料の共通テンプレートを持っていたり、資料作成のルールを決めていたりすることもあります。部署の資料テンプレートや資料作成方法も資料作成上達の近道なので、ぜひ参考にしましょう。
 

社内で評判の良かった資料なども参考にする

会社が設立してから、さまざまなメンバーがさまざまな資料を作成してきた歴史があります。それらの資料は会社の財産ともなっており、あなたが現在働いている今までブラッシュアップされながら活用され続けている資料もあるはずです。社内で評判のよかった資料を参考にして資料作成をすることで、資料のクオリティも高まるでしょう。

 

資料作成の10のコツ

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それでは、資料作成で活用できる10のコツをお伝えします。
 

1.着地点と構成を決める

最初にやるべきことは、資料の着地点を決めること。ゴールが定まっていない状態で資料作成を始めてはいけません。着地点が決まったら、そのゴールまでたどり着くための資料内容の構成を考えましょう。最初にアウトラインを決めておくことで内容がブレることもありませんし、途中で必要な項目を付け足したりして工数がかかってしまうことも防げます。
 

2.1スライドに1メッセージ

特にパワーポイントで資料作成するときのコツですが、1つのスライドでは1つのメッセージだけを訴えるようにしましょう。伝えたい内容をたくさん盛り込んでしまうと、聞き手に伝わりにくくなってしまいます。「1スライド1メッセージ」を心がけ、伝えたい要点は1つに収めるようにしてください。
 

3.配色は少なめに

基本的に、1枚の資料内に使う色は3色に抑えるのがいいとされています。1スライドに3色、資料全体でも5色に抑えることがおすすめです。聞き手がどこに注目していいのか分からなくなってしまうため、配色はできるだけ少なめにしましょう。コーポレートカラーや商品のメインカラーなどと合わせることで、資料に統一感が生まれますよ。
 

4.読ませない

パワーポイント資料では、目から入る情報に重点を置きましょう。文章を多くしてしまうと聞き手は読むことに集中してしまい、大事なプレゼン内容を聞き逃してしまいます。目から入る情報はなるべく少なくするため、プレゼンや営業などで使う資料では、グラフや絵図、数値や単語、箇条書きなどのシンプルなものを活用しましょう。
 

5.表やグラフはパッとわかるようにする

パワーポイント資料でもエクセル資料でも、聞き手に分かりやすくするために表やグラフを活用することは多々あります。表やグラフを活用する場合、わかりやすくするためのコツがあります。

【表】

  • 項目名には色付けをする
  • セルの幅や高さはゆとりのあるように設定する
  • 罫線の太さを変更し、注目すべき項目を分かりやすくする

【グラフ】

  • 折れ線グラフや棒グラフなど、データによって分かりやすいグラフデザインにする
  • 色分けをしてデータを見やすくする
  • 強調したい数字は太くしたり色を変えたりする
  • 強調したい部分には吹き出しなどを入れる
     

6.サイズや配置を整える

資料内のテキストや画像などのサイズがバラバラだと、それだけで「手を抜いている」という印象を持たれてしまいます。なるべく文字サイズは同じにし、画像も他の画像と同じサイズにするようにしましょう。また、全体的に左寄りや真ん中揃えなどで配置を統一することも大事です。見やすさのためには、このような細かい気配りがポイントなのです。
 

7.聞き手の視線の動きに合わせる

資料作りの際に知っておきたいのが「グーテンベルク・ダイヤグラム」「Zの法則」「Fの法則」という三つの視線の動かし方の法則です。

  • グーテンベルク・ダイヤグラム:資料の左上から右上・左下をチラ見しながら右下に移動する。
  • Zの法則:左上からスタートし、水平に右上に移動。左下に斜めに移動してから右下に水平移動する。
  • Fの法則:資料の左上から水平に右上へ移動し、左に戻って少し下に移動して水平に右側へ移動。更に左の少し下へ移動。

これらの法則に則ってレイアウトを組むことによって、注目してほしいテキストや画像を効果的に訴求することが可能です。
 

8.文章の改行箇所に気をつける

資料内に箇条書きで短めの文章を挿入することもありますが、その際は改行する箇所に気をつけてください。単語の途中で改行を入れてしまうと読みにくくなってしまいます。単語や言い回しを工夫して、違和感のない改行をしましょう。
 

9.強弱をつけて聞き手を飽きさせない

聞き手を飽きさせないためには話し方が大事ですが、資料の内容も大事です。注目すべきポイントを効果的にしたり、具体的な数字を出してインパクトを与えたりすることで、資料内に強弱をつけましょう。聞き手がただの聴衆ではなく自主的に参加するように促すのは、営業のときだけでなく、社内の事業発表会や決起集会などでも役に立つ方法です。
 

10.配布資料は詳細な内容で

プレゼン資料はシンプルにすべきだと述べましたが、持ち帰ってもらう配布資料の場合は別です。プレゼン資料をそのまま持ち帰っても、ポイントや要点が分からないため全くの無駄になってしまうからです。そのため、配布資料は文章を多めにしてでも分かりやすく詳細な内容を心がけましょう。

 

まとめ

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資料はただ作るだけではなく、見やすく・分かりやすくすることであなたの仕事をサポートしてくれる強力なツールになります。資料作成の基本的なコツを押さえ、自分なりの素敵な資料を作ってくださいね。